По вопросам аренды офисных помещений звоните:
+7 (727) 269-54-81

Как провести конференцию?

28 сентября 2017

Если Вы решили провести конференцию, значит должны определиться с основными целями этого мероприятия и у Вас есть представление о целевой аудитории. Теперь нужно подумать, как подать информацию в том виде, чтобы она легко воспринималась. Для этого, прежде всего, нужно найти ведущих (выступающих). Желательно наличие системы визуального отображения информации, но об этом чуть ниже.

После этого нужно позаботиться о помещении. Вероятно, что у Вас не своего помещения. В этом случае легко подойдет аренда конференц-зала. Благо, в наше время существует достаточно фирм, которые занимаются конференц-сервисом и непосредственно проведением мероприятий. Если Вы хотите сэкономить, то нужно только арендовать зал, а остальными организационными вопросами заниматься самому.

Прежде чем бронировать зал, нужно определиться с датой проведения конференции. Если с этим вопросом Вы уже определились, то переходим к следующему пункту.

Выбор конференц-зала

Что нужно узнать у владельца, прежде чем выбрать конференц-зал:

  • количество человек;
  • вариант рассадки людей и размещения столов;
  • наличие необходимого оборудования, а также входит ли прокат в стоимость аренды или нет;
  • возможность организации кофе-брейка или полноценного обеда (если нужно за свой счет).

Конечно, это далеко не полный список того, о чем вы должны поговорить с владельцем. Нужно заранее подготовиться, написав перечень вопросов, которые нужно уточнить.

После того, как снят вопрос о помещении, нужно позаботиться об аудитории. Такой проблемы может не быть, если Вы организовываете конференцию для своего предприятия, или для какой-нибудь общественной организации. Тогда участниками будут ваши сотрудники. Другой вопрос, когда речь идёт о тематической конференции.

Для привлечения участников лучше всего подойдут социальные сети. Создайте группу/встречу в социальных сетях и народ быстро потянется. Тем более, если тема конференции будет актуальная. В качестве рекламы можно создать специальный промо-ролик по вашей тематике, в котором будет описание затрагиваемой проблемы. Сразу указывайте план мероприятия и ведущих (выступающих). Если это будут известные, публичные люди, то Вы непременно получите своих посетителей.

После того, как запущена реклама, нужно решить, будет ли конференция платной, или бесплатной. Конечно, все зависит только от характера мероприятия. Если для участия в конференции люди должны будут оплатить участие, то позаботьтесь, чтобы были доступны разные варианты оплаты (покупки билета).

Когда распространяете информацию про конференцию, обязательно укажите все виды общественного транспорта, которым можно добраться до конференц-зала. Желательно указывать точное расположение на карте, потому что люди могут добираться с другого конца города и не знать этот район.

конференц зал Атакент

Источник: uconf.com.ua